Quittance de loyer : gare aux faux pas !

quittance de loyer obligatoire

Si le quittancement est un élément contraignant de la gestion locative, il n’est cependant pas à négliger. De petites erreurs peuvent être très coûteuses pour le propriétaire. Retrouvez dans cet article tout ce qu’il faut savoir sur la quittance de loyer !

Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

La quittance de loyer est une preuve écrite donnée au locataire du bon paiement de son loyer. L’envoi mensuel d’une quittance de loyer n’est pas obligatoire, cependant, le bailleur est tenu d’en transmettre une gratuitement au locataire qui en fait la demande. Celle-ci indique le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. Aucun frais lié à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peut être facturé au locataire, et aucune mention de cet ordre ne peut être légalement incluse dans le bail.

La quittance peut être envoyée sous forme de courrier papier, ou par email si le locataire donne son accord.

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Quand est-elle demandée au locataire ?

Lors d’un changement de logement, les 3 dernières quittances de loyer sont demandées au locataire. Ces écrits lui permettent donc de retrouver un logement. Il faut absolument qu’elles soient datées des 3 derniers mois précédant la signature du nouveau bail.

Par ailleurs, la quittance peut également servir de justificatif de domicile lors de certaines procédures administratives.

Que mettre sur la quittance de loyer ?

Certaines mentions doivent figurer sur la quittance afin que celle-ci soit valide. Il s’agit de la date d’émission ainsi que le mois correspondant au paiement du loyer. Il faut également y faire figurer le nom et les coordonnées du locataire ainsi que le montant versé par le locataire. Attention, prenez soin de distinguer le loyer des provisions pour charges.

La quittance de loyer est généralement accompagnée de l’avis d’échéance du mois suivant. Si le loyer n’a pas été intégralement réglé, le propriétaire enverra alors un reçu stipulant la somme reçue, accompagné d’un avis d’échéance augmenté de la dette.

Les points à surveiller de près

Quittances ou indemnités d’occupation ?

Ces deux termes sont souvent confondus et peuvent porter préjudice au propriétaire dans le cas d’un contentieux.

Une quittance de loyer est l’acte écrit qui atteste du paiement par le locataire de la totalité du loyer.

Dans le cas où le loyer n’a pas été intégralement versé, il ne s’agit plus d’une quittance de loyer mais d’un simple reçu qui témoigne de la part du loyer et des charges qui a été versée.

Lors d’une procédure en justice, une quittance émise en cas de loyer partiellement payé pourra être interprétée comme une preuve du bon paiement de son loyer par le locataire.

Dans le cas très particulier où le bail prend fin mais où le logement n’est pas encore libéré (notamment en cas de procédure judiciaire liée aux impayés), le reçu s’intitule “Indemnité d’occupation”. Une quittance de loyer doit être émise uniquement lorsqu’un bail court. Pour la justice, l’émission d’une quittance hors du délai de validité du bail signifie qu’un nouveau bail a été signé.

Qu’est-ce qu’une indemnité d’occupation ?

Il s’agit d’une compensation financière mise en place par la justice. Elle est versée au propriétaire des lieux. Très concrètement, il s’agit du nom donné au loyer lorsqu’il n’y a pas de bail. Une telle situation a lieu par exemple lors de la séparation d’un couple propriétaire d’un logement. Dans ce cas, la personne qui continue d’occuper le logement verse à l’autre une indemnité. Elle est généralement calculée en fonction de la valeur locative du bien.

Exemple : Si vous êtes propriétaire à 50% du bien que vous habitez et que sa valeur locative est de 2000€/mois, vous devrez verser à l’autre propriétaire une indemnité de 1000€/mois. Et ce, en plus du remboursement de votre crédit immobilier si vous en avez un.

Quelles précautions prendre pour éviter les malentendus ?

Le reçu que le propriétaire envoie au locataire peut être intitulé “Quittance de loyer ou indemnités d’occupation” afin d’éviter tout problème juridique. Il doit également être accompagné d’un avis d’échéance afin de suivre la bonne réception des loyers. En cas d’impayé, même partiel, il est crucial d’avoir effectué ce suivi par l’envoi de reçus et d’avis d’échéance, que le locataire en ait fait la demande ou non.

Bilan :

En cas de litige, l’émission d’une quittance de loyer, d’un reçu ou d’une indemnité d’occupation permettra de justifier le bon paiement ou le paiement imparfait des loyers. La loi stipule que l’émission d’une quittance est gratuite et se fait sur simple demande du locataire. Émettre des quittances mensuelles est néanmoins conseillé dans tous les cas, car c’est un excellent moyen de déceler les signes avant-coureurs d’impayés (paiement en retard, partiel, …) et d’y réagir activement.

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