Comprendre les charges de copropriété et les charges locatives

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Les charges locatives représentent une des principales sources de conflit entre propriétaires et locataires. Découvrez comment évaluer la quote-part du locataire dans les charges de copropriété et comment effectuer la régularisation annuelle des charges locatives.

Principe des charges locatives

Le syndic de copropriété produit chaque année un décompte des charges. Celui-ci indique le montant des charges de copropriété dues pour chaque bien. Il indique aussi les quotes-parts dites “charges récupérables” ou “charges locatives”. Celles-ci sont refacturables au locataire et représentent généralement entre 60 et 80% des charges de copropriété. Elles correspondent aux services dont le locataire jouit : présence d’un gardien, chauffage collectif, eau courante, ascenseur, entretien des parties communes, etc.

Quelle est la répartition des charges de copropriété ?

La liste de ces charges récupérables a été établie par un décret du 26 août 1987, complété depuis par de nombreuses décisions de justice. L’évolution des modes de vie et les nouvelles technologies rendent ce domaine évolutif, et la répartition des charges fait parfois l’objet de litiges entre les propriétaires et les locataires.

De façon générale, trois catégories de dépenses peuvent être récupérées par le propriétaire auprès du locataire :

  1. Les dépenses des services liés au logement et à l’usage de l’immeuble (en particulier la consommation d’énergie)
  2. Les frais d’entretien courant des parties communes (entretien des jardins, ménage des entrées et escaliers, gardien…)
  3. Les taxes dites locatives, notamment la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

Comment calculer la provision pour charges ?

Chaque mois, le bailleur ou son gestionnaire locatif applique une provision pour charges qu’il ajoute au loyer. Ce montant est une avance mensuelle qui correspond en général à un douzième des charges locatives constatées l’année précédente. 

Pour prévenir tout risque de litige, il est préférable de calculer au plus juste la provision pour charges qui sera facturée au locataire. De plus, le locataire peut demander la justification du montant de provision pour charges.

Les provisions pour charges font l’objet d’une régularisation annuelle et doivent être justifiées par écrit.

Comment réaliser la régularisation des charges locatives ?

La régularisation des charges consiste à comparer les montants versés par le locataire au titre des provisions pour charges aux sommes réellement dépensées par le propriétaire. Elle peut donner lieu à un remboursement de charges si les acomptes étaient surévalués, ou à un appel de charges complémentaires dans le cas contraire.

La régularisation des charges doit respecter la procédure suivante :

  • Le propriétaire doit présenter le décompte des charges locatives par courrier ou par e-mail à son locataire au moins un mois avant la date du règlement. Ce décompte doit être accompagné des pièces justificatives liées aux sommes réclamées, comme les factures ou les contrats d’entretien.
  • La régularisation des charges doit être effectuée dans l’année qui suit l’exercice, soit au plus tard le 31 décembre 2018 pour les charges de l’année 2017. Au-delà de ce délai, le locataire pourra exiger un étalement des règlements sur une année.
  • Les arriérés de charge locatives peuvent être récupérés par le propriétaire dans un délai de 3 à 5 ans avant que la dette ne soit prescrite. Il en va de même pour le locataire qui estime avoir versé un trop payé de charges à son propriétaire.

Comment faire la régularisation des charges locatives quand le locataire déménage ?

Au moment du déménagement du locataire, bien souvent en cours d’année, la question qui se pose est  comment faire la régularisation des charges locatives. Deux options se présentent au bailleur :

  • Le propriétaire peut demander au syndic de copropriété un arrêté préliminaire des comptes de la copropriété à la date de départ du locataire. Le propriétaire pourra ainsi effectuer la régularisation des charges locatives.
  • Alternativement, la loi autorise le bailleur à conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie du locataire jusqu’à l’arrêté annuel des comptes de la copropriété.

Le forfait de charges locatives en location meublée

Quand il s’agit de location meublée ou de colocation, les parties peuvent opter, lors de la conclusion du contrat, pour la récupération des charges locatives sous la forme d’un forfait. Dans ce cas, le montant du forfait est fixé dès la conclusion du contrat et ne donne pas lieu à une régularisation. Ce montant, éventuellement révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer, ne doit pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire se serait acquitté sur justification des dépenses engagées par le bailleur.

Grille de répartition des charges de copropriété entre le bailleur et le locataire

La grille ci-dessous récapitule la répartition en vigueur des charges entre le propriétaire et le locataire.

Nature des charges de copropriété Propriétaire Locataire
Ascenseur Gros entretien Entretien simple
Assurance des murs 100 %
Désinsectisation & désinfection
   – Parties communes Main d’oeuvre Produits
   – Parties privées 100 %
Dératisation 100 %
Digicode & interphone Installation et remplacement Entretien
Eau & robinetterie Achat de compteurs et de robinets Location, entretien, relevés de compteurs, entretien courant des robinets (clapets, joints), consommation des parties communes et privatives
Extincteurs 100 %
Honoraires de gestion & syndic 100 %
Gardien 60% ou 25% si chargé aussi de nettoyer et sortir les poubelles 40% ou 75% si chargé aussi de nettoyer et sortir les poubelles
Nettoyage immeuble et poubelles 100 %
Agent de sécurité 100%
Impôt foncier 100 %
Taxe d’ordures ménagères Frais de gestion administrative liés à la taxe Taxe
Taxe de balayage 100 %
Réseau câble & antenne collective Installation ou remplacement si le locataire n’a pas donné son accord pour le raccordement Installation, entretien et remplacement si le locataire a donné son accord pour le raccordement
Vide-ordures Débouchage Désinfection
Personnel encadrement technique 90 % 10 %
Chauffage Installation-rénovation de chaufferie, combustible stocké, grosses réparations, contrôle de sécurité Combustible consommé, exploitation et entretien courant de la chaufferie
Charges liées à la fourniture d’énergie par les réseaux de chaleur (investissement, fonctionnement, consommation) 100 %